Guía para autores

Proceso editorial

Antes de presentar una obra es importante que el autor conozca el Manual de estilo de la editorial que puede consultar aquí.

A continuación, se listan las diferentes etapas que involucra la presentación de una propuesta a la Editorial: 

1. Diligenciamiento del formulario de ingreso: El autor debe diligenciar el formulario de Recepción de propuestas académicas y literarias en el que puede proporcionar información detallada de la obra. Este formulario estará disponible en el mes de noviembre. No se aceptan envíos por correo electrónico.

2. Revisión interna de preselección: El comité editorial —integrado por el director, los editores permanentes y, en algunos casos, asesores externos— evaluará la información proporcionada por el autor y considerando la pertinencia de la publicación dentro de su catálogo, la Editorial define si recibe o no el manuscrito. Si no se aprueba en esta etapa, se notificará al autor la decisión de no continuar.  Las reuniones del comité editorial se realizan tres veces al año, en marzo, julio y octubre. 

3. Envío del manuscrito: Una vez se aprueba la obra en el proceso de preselección, el autor se registra en el portal de la Editorial EAFIT (https://editorial.eafit.edu.co/index.php/editorial/user/register) para  enviar su manuscrito junto con la información y la documentación complementaria que se requiera de acuerdo con la naturaleza de la obra (por ejemplo, certificados de aprobación de comités de ética de la investigación, permisos de publicación de obras protegidas, archivos de datos, etc.).

4. Recepción y formalización: Una vez recibido el manuscrito junto con la documentación requerida, el comité editorial realiza una evaluación inicial para determinar la pertinencia de su envío a evaluación por pares externos. De manera paralela, se inicia el proceso de formalización, que implica la suscripción del contrato de edición por parte del autor o de los editores académicos. En el caso de obras colectivas, el editor académico deberá contar con las autorizaciones de uso de cada capítulo. Con base en los resultados del proceso de revisión por pares, se comunica al autor la decisión final sobre la aceptación o el rechazo de la propuesta de publicación.

5. Asignación de editor: El editor en jefe elige a un editor que acompañará al autor o editor académico durante las etapas siguientes.

6. Revisión externa: El editor a cargo envía el manuscrito a evaluación con pares externos (uno, dos o tres, dependiendo del caso), quienes se ceñirán a los formatos de evaluación que para eso tiene prestablecidos la Editorial. Una vez terminada su labor, la Editorial les entregará a los pares la constancia correspondiente. 

7. Decisión sobre la evaluación por pares : Con base en los informes de evaluación por pares, el comité editorial adoptará una de las siguientes decisiones: solicitar ajustes y correcciones o rechazar la obra. En caso de requerirse modificaciones, los autores deberán atender de manera integral las recomendaciones formuladas o presentar sus objeciones. La decisión definitiva de publicación se adoptará una vez se verifique que las correcciones realizadas cumplen satisfactoriamente con los criterios académicos y editoriales establecidos. Dicha decisión se comunicará al autor junto con el plan de edición y la colección en la que se integrará la obra.

8. Corrección del texto: El texto se somete a una corrección que abarca la ortotipografía, la gramática y adecuación de las referencias bibliográficas a la norma aplicable. Una vez finaliza, el editor y el autor analizan los ajustes propuestos por el corrector y atienden los que encuentren procedentes. Los cambios de formato, que buscan ajustar el manuscrito al manual de unificación de la Editorial, no pueden ser rechazados por el autor.

9. Diseño y diagramación: El diseño se rige por los lineamientos establecidos para cada colección, cuya caja editorial se encuentra previamente definida. Con base en la versión final del manuscrito, la Editorial realiza la diagramación de las páginas interiores. Los autores o editores académicos podrán formular sugerencias sobre la disposición de los contenidos; no obstante, la decisión final sobre el diseño corresponde exclusivamente a la Editorial. En caso de requerirse la participación de diseñadores o diagramadores externos, la Editorial gestionará los trámites correspondientes a la protección de derechos de propiedad intelectual.

10. Corrección de prueba: Un corrector distinto al que hizo la corrección de estilo lee el libro ya diagramado. Corrige errores de diagramación y detecta los que hayan podido quedar luego de la corrección de estilo. La diseñadora incorpora las anotaciones realizadas en el proceso de corrección de prueba.

11. Diseño de carátula: La diseñadora elabora la carátula, la cual es presentada por el editor al autor para su revisión. El autor podrá formular comentarios y sugerir ajustes; no obstante, la decisión final sobre el diseño corresponde a la Editorial.

12. Ajustes finales:  La Editorial solicita el ISBN y la ficha catalográfica, y asigna y registra la identificación de objeto digital (DOI, digital object identification).  En principio, los libros a los que la Editorial les asigna DOI son los resultados de investigación y los asociados a actividades de apropiación social del conocimiento. De acuerdo con el caso, a los libros de creación también se les puede asignar el DOI.

13. Autorización para impresión y publicación digital: El autor o editor académico revisará la versión final (interiores y carátula) y otorgará la autorización para impresión y publicación en el portal de la información del libro. En algunos casos, la obra podrá publicarse exclusivamente en formato electrónico.

14. Distribución y difusión: La Editorial se encargará de la distribución, la divulgación, la comunicación y el mercadeo del libro. La Editorial desarrollará un plan de comunicación como estrategia para fortalecer la visibilidad institucional y las obras publicadas. 

15. Certificación: Tras la publicación de libros derivados de procesos de Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI) deben tramitar el certificado de publicación, útil para procesos de medición de grupos y reconocimiento de investigadores. Este documento es expedido por la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación, con el respaldo de la Editorial, que confirmará el cumplimiento de los procesos de edición y normalización bibliográfica, tal como se indicó en la sección "Obras académicas".

Tiempos estimados de los procesos editoriales 

Proceso	Tiempo estimado
Revisión externa y ajustes al manuscrito	4 a 12 semanas (1 a 3 meses)
Corrección de estilo	2 a 6 semanas
Revisión por autores de la corrección	2 semanas
Adecuación texto según respuestas autores	2 semanas
Diagramación	3 semanas
Corrección de prueba	2 a 3 semanas
Ingreso cambios corrección de prueba	2 semana
Revisión final autores	1 semana
Diseño de carátula	2 semanas
Solicitud ISBN, solicitud ficha catalográfica	2 semanas
Total	22 a 34 semanas

Las reuniones del Comité editorial se programan con periodicidad cuatrimestral y se realizan en marzo, julio y octubre.

Requisitos para la presentación de propuestas

Para garantizar el cumplimiento de estos requisitos, la Editorial ha establecido el siguiente proceso, al que deberán someterse los autores:

1. No olvide diligenciar previamente el formulario Recepción de propuestas académicas y literarias - Editorial EAFIT para el proceso de preselección de obras. Este formulario se encuentra disponible aquí.
2. La obra deberá presentarse a través del portal web de la Editorial (Open Monograph Press-OMP) en un archivo de Word, en letra Times New Roman, tamaño 12, con un interlineado de 1.5, una extensión mínima de 80 páginas y máxima de 250, junto con la documentación complementaria (consentimientos y permisos de uso de material de terceros, avales de CEI, documentos emitidos por el director del grupo de investigación o del decano correspondiente, reconocimientos, autorizaciones de uso de todo el material gráfico, etc.).
3. Diligenciar en el portal información biográfica y de contacto del autor o los autores en la que figuren la formación académica, las actividades profesionales más relevantes, su contribución al proyecto de investigación y la obra y a qué institución pertenece. También las publicaciones si las hay. 
4. El material gráfico que contenga la obra (fotografías, esquemas, gráficas e ilustraciones) debe enviarse en archivos independientes, preferiblemente en formatos TIFF, SVG para gráficas, en PNG y JPG, con 300 dpi de resolución y mínimo 15 cm de ancho. Las tablas no deben presentarse en imágenes. 
5. En caso de presentar obras en formato LaTeX, la Editorial concertará con los autores el procedimiento para proceso de publicación del libro (corrección de estilo, inserción de cambios, diseño editorial del libro de acuerdo con la colección), teniendo como punto de partida el proceso editorial definido en este manual y revisando cada caso. 

USO de IA

La Editorial acoge lo definido por el International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) en materia de uso de inteligencia artificial y autoría: En el momento de la presentación de una propuesta los autores deben informar si han utilizado tecnologías asistidas por Inteligencia Artificial (IA) (como Large Language Models [LLMs], chatbots o creadores de imágenes) en la producción del texto presentado. Los autores que utilicen este tipo de tecnología deberán describir en el formato de presentación cómo la han utilizado. Por ejemplo, si se ha utilizado IA para la redacción, para la recopilación de datos, el análisis o la generación de figuras. Esta información dede ser incluida en el formulario de ingreso.

Los chatbots (como ChatGPT) no deben figurar como autores porque no pueden responsabilizarse de la exactitud, integridad y originalidad del trabajo, y estas responsabilidades se exigen para la autoría. Por lo tanto, los autores humanos son responsables de cualquier material enviado que incluya el uso de tecnologías asistidas por IA.

Los autores deben revisar y editar cuidadosamente el resultado, ya que la IA puede generar resultados que parezcan fidedignos pero que pueden ser incorrectos, incompletos o tendenciosos. Los autores no deben mencionar a la IA ni a las tecnologías asistidas por IA como autor o coautor, ni citar a la IA como autor. Los autores deben poder afirmar que no hay plagio en su manuscrito, incluidos el texto y las imágenes producidos por la IA. Los humanos deben asegurarse que existe una atribución adecuada de todo el material citado, incluidas las citas completas.

La responsabilidad final de la edición de un artículo recae en los autores y editores humanos.

Revisión por pares

La Editorial EAFIT considera la revisión por pares doble ciego como un proceso fundamental para asegurar el cumplimiento de estándares de calidad científica, académica, literaria y cultural de los libros publicados.

Para las obras resultado de investigación se hará un proceso de revisión con mínimo dos revisores externos, siendo necesario un tercero en casos de empate. En casos excepcionales se buscarán más expertos para que evalúen la calidad de una obra de manera parcial o total.

Para las obras literarias u otras tipologías de libros esta evaluación será realizada por lectores externos idóneos, que deberán considerar la originalidad de la obra y su aporte artístico, cultural o social.

No se solicitará a los autores nombres de revisores para evitar cualquier conflicto de intereses entre los pares y los autores.  

La selección de estos se hará en un tiempo prudente y siguiendo las normas éticas definidas en la sección de Ética de la publicación.

Los procesos de revisión por pares en la publicación académica suelen ser lentos por la poca disponibilidad de tiempo de los académicos. También representan un esfuerzo administrativo y financiero para la Editorial. A su vez, constituyen un momento de diálogo intelectual y académico fundamental para la Editorial EAFIT. Por eso, se espera que, una vez los pares culminen su labor, los autores acojan las recomendaciones que permitan mejorar su obra o controvertirlas dentro de lo razonable. Para ello, la Editorial dispone de un formato para indicar los cambios sugeridos y las objeciones a dichos cambios. Una vez se reciban los informes de revisión, el editor hará un balance del proceso, llenará ese formato y se lo entregará al autor. La editorial se reserva el derecho de solicitar cambios importantes en la obra que no estén en los informes de revisión de los pares.   
La selección de los pares se hará con total independencia, rigor académico y siguiendo las normas éticas definidas por el Committee on Publication Ethics (COPE).