Guía para autores
Proceso editorial
Antes de presentar una obra es importante que el autor conozca el Manual de estilo de la editorial que puede consultar aquí.
A continuación, se listan las diferentes etapas que involucra la presentación de una propuesta a la Editorial:
1. Envío del manuscrito: El autor debe registrarse en el portal de la Editorial EAFIT y cargar allí su manuscrito junto con la documentación complementaria que se requiera de acuerdo con la naturaleza de la obra (por ejemplo, certificados de aprobación de comités de ética de la investigación, permisos de publicación de obras protegidas, archivos de datos, etc.). También debe diligenciar el formulario de Recepción de propuestas académicas y literarias para agregar información contextual de la obra. Este formulario está disponible en: https://forms.office.com/r/Qg7NSrQbFQ No se aceptan envíos por correo electrónico.
2. Revisión interna de preselección: El comité editorial (integrado por el director, los editores permanentes y, en algunos casos, asesores externos) evaluará la pertinencia de la propuesta. Si no se aprueba en esta etapa, se notificará al autor la decisión de no continuar. Este comité estará conformado por el director de la Editorial, los editores que formen parte activa y permanente de la Editorial. Adicionalmente puede contarse con invitados externos que harán las veces de asesores.
3. Formalización: Se celebrará un contrato de edición entre la Universidad EAFIT y el autor o los editores académicos. En caso de libros colectivos, cada texto deberá contar con la autorización correspondiente. Asimismo, se definirá la colección en la que se publicará la obra.
4. Decisión sobre la evaluación por pares: Con base en los informes de los pares, el comité editorial decidirá: Solicitar ajustes y correcciones o rechazar la obra. En el primer caso, los autores se comprometen a atender todas las recomendaciones indicadas.
5. Asignación de editor: El comité designa un editor que acompañará al autor o editor académico durante el proceso de corrección, señalando vacíos conceptuales, reorganizando contenidos y garantizando la calidad académica de la obra.
6. Decisión final de publicación: El comité editorial tomará la decisión definitiva considerando la evaluación de pares, las correcciones realizadas por el autor. La decisión de aprobación será comunicada al autor junto con el plan de edición junto con el plan de edición y la colección en la que se alojará el libro.
7. Evaluación por pares externos: Los manuscritos aprobados por el comité son enviados a evaluación por uno (para las obras literarias) o hasta tres pares externos (en caso de empate para obras académicas), quienes aplicarán los formatos definidos por la Editorial.
8. Corrección del texto: El texto es sometido a un proceso de edición o corrección de estilo que incluye tanto la revisión ortotipográfica, gramatical, de referencias según la norma aplicable; como la identificación de vacíos conceptuales, la reorganización de contenidos, entre otras indicaciones que permitan mejorar la claridad y estuctura del la obra. Una vez se haga esta revisión, el editor y el autor revisarán los ajustes propuestos y atenderán las observaciones sobre contenidos textuales y gráficos (tablas, figuras, fotografías, etc.).
9. Diseño y diagramación: El diseño responde a los lineamientos establecidos para cada colección. Los autores podrán proponer ajustes o sugerir un diseño alternativo en la disposición de los contenidos., pero es potestad de la Editorial la decisión de hacer cambios. En caso de trabajar con diseñadores o diagramadores externos, la Editorial gestionará la correspondiente cesión de derechos.
10. Corrección de prueba: Una vez diagramada la obra, se realizará una segunda lectura enfocada en detectar errores de diagramación y rezagos de la corrección de estilo. Esta tarea será realizada por un editor distinto al que efectuó la corrección inicial.
11. Ajustes finales: El diagramador incorporará las correcciones de prueba. Paralelamente, se tramitarán el ISBN, la ficha catalográfica y, cuando corresponda, la asignación de un DOI (principalmente para libros académicos y resultados de investigación).
12. Autorización para impresión y publicación digital: El autor o editor académico revisará la versión final (interiores y carátula) y otorgará la autorización para impresión y publicación en el portal de la información del libro. En algunos casos, la obra podrá publicarse exclusivamente en formato electrónico.
13. Distribución y difusión: La Editorial asumirá la distribución, divulgación, comunicación y mercadeo de la obra, enmarcados en un plan de comunicación institucional que busca fortalecer la visibilidad de los autores y de la Universidad.
15. Certificación: Tras la publicación, los autores recibirán un certificado de publicación, útil para procesos de medición de grupos y reconocimiento de investigadores. Este documento es expedido por la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación, con el respaldo de la Editorial, que confirmará el cumplimiento de los procesos de edición y normalización bibliográfica.
Requisitos para la presentación de propuestas
Para garantizar el cumplimiento de estos requisitos, la Editorial ha establecido el siguiente proceso, al que deberán someterse los autores:
- La obra deberá presentarse a través del portal web de la Editorial (Open Monograph Press-OMP) en un archivo de Word, en letra Times New Roman, tamaño 12, con un interlineado de 1.5, una extensión mínima de 80 páginas y máxima de 250, junto con la documentación complementaria (consentimientos y permisos de uso de material de terceros, avales de CEI, documentos emitidos por el director del grupo de investigación o del decano correspondiente, reconocimientos, autorizaciones de uso de todo el material gráfico, etc.).
- No olvidar diligenciar el formulario de ingreso disponible aquí.
- Diligenciar en el portal información biográfica y de contacto del autor o los autores en la que figuren la formación académica, las actividades profesionales más relevantes, su contribución al proyecto de investigación y la obra y a qué institución pertenece. También las publicaciones si las hay.
- El material gráfico que contenga la obra (fotografías, esquemas, gráficas e ilustraciones) debe enviarse en archivos independientes, preferiblemente en formatos TIFF, SVG para gráficas, en PNG y JPG, con 300 dpi de resolución y mínimo 15 cm de ancho. Las tablas no deben presentarse en imágenes.
- En caso de presentar obras en formato LaTeX, la Editorial concertará con los autores el procedimiento para proceso de publicación del libro (corrección de estilo, inserción de cambios, diseño editorial del libro de acuerdo con la colección), teniendo como punto de partida el proceso editorial definido en este manual y revisando cada caso.
USO de IA
La Editorial acoge lo definido por el International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) en materia de uso de inteligencia artificial y autoría: En el momento de la presentación de una propuesta los autores deben informar si han utilizado tecnologías asistidas por Inteligencia Artificial (IA) (como Large Language Models [LLMs], chatbots o creadores de imágenes) en la producción del texto presentado. Los autores que utilicen este tipo de tecnología deberán describir en el formato de presentación cómo la han utilizado. Por ejemplo, si se ha utilizado IA para la redacción, para la recopilación de datos, el análisis o la generación de figuras. Esta información dede ser incluida en el formulario de ingreso.
Los chatbots (como ChatGPT) no deben figurar como autores porque no pueden responsabilizarse de la exactitud, integridad y originalidad del trabajo, y estas responsabilidades se exigen para la autoría. Por lo tanto, los autores humanos son responsables de cualquier material enviado que incluya el uso de tecnologías asistidas por IA.
Los autores deben revisar y editar cuidadosamente el resultado, ya que la IA puede generar resultados que parezcan fidedignos pero que pueden ser incorrectos, incompletos o tendenciosos. Los autores no deben mencionar a la IA ni a las tecnologías asistidas por IA como autor o coautor, ni citar a la IA como autor. Los autores deben poder afirmar que no hay plagio en su manuscrito, incluidos el texto y las imágenes producidos por la IA. Los humanos deben asegurarse que existe una atribución adecuada de todo el material citado, incluidas las citas completas.
La responsabilidad final de la edición de un artículo recae en los autores y editores humanos.
Revisión por pares
La Editorial EAFIT considera la revisión por pares doble ciego como un proceso fundamental para asegurar el cumplimiento de estándares de calidad científica, académica, literaria y cultural de los libros publicados.
Para las obras resultado de investigación se hará un proceso de revisión con mínimo dos revisores externos, siendo necesario un tercero en casos de empate. En casos excepcionales se buscarán más expertos para que evalúen la calidad de una obra de manera parcial o total.
Para las obras literarias u otras tipologías de libros esta evaluación será realizada por lectores externos idóneos, que deberán considerar la originalidad de la obra y su aporte artístico, cultural o social.
No se solicitará a los autores nombres de revisores para evitar cualquier conflicto de intereses entre los pares y los autores.
La selección de estos se hará en un tiempo prudente y siguiendo las normas éticas definidas en la sección de Ética de la publicación.
Los procesos de revisión por pares en la publicación académica suelen ser lentos por la poca disponibilidad de tiempo de los académicos. También representa un esfuerzo administrativo y financiero para la Editorial. Se espera que, al terminar este proceso, los autores acojan las recomendaciones que permitan mejorar su obra o controvertirlas dentro de los razonable. Para ello se dispone de un formato que puede ser utilizado para indicar los cambios o las objeciones de cada uno de los revisores.
La selección de los revisores o pares se hará con total independencia, rigor académico y siguiendo las normas éticas definidas por Committee on Publication Ethics (COPE).
Decisión editorial y comunicación
Para tomar una decisión de publicación de una obra, la Editorial tendrá en cuenta las evaluaciones por pares recibidas. Una vez se reciben los informes de revisión, el Comité Editorial hará un balance del proceso de revisión.
En el caso de tener varios informes de revisión se destacarán las coincidencias, así como las diferencias de opiniones entre revisores y se definirán los cambios que debe necesariamente hacer el autor. La editorial se reserva el derecho de solicitar cambios importantes a la obra que no estén en los informes de revisión de pares.
El Comité Editorial tomará la decisión definitiva sobre la publicación, con base en la evaluación interna, los informes de los pares y la proyección estratégica de la investigación.
La Editorial anunciará, en el caso de que la publicación haya sido aprobada, el plan de edición y de acompañamiento que seguirá a continuación, de acuerdo con la cola de producción.
Los autores se comprometen a hacer las correcciones o sugerencias solicitadas en este informe.
